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Ranking und Zulassungsverfahren

Was passiert nach dem 15. Juli bis zu den Zulassungen im September?


1) Datenabgleich und -abstimmung

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist werden die Bewerbungen überprüft:

  • ob z.B. alle Originale und Unterschriften in Mosbach oder Bad Mergentheim vorliegen und ob es Diskrepanzen zu den digitalen Daten gibt.

  • ob z.B. nötige TOEFL-Sprachtesttermine beigefügt wurden usw.

  • Bei fehlenden Unterlagen werden (per e-mail) Mahnungen verschickt.

  • Die Rankingtabelle wird erstellt, d.h. die relevanten Daten aus den Bewerbungsformularen werden übertragen, aufbereitet und inhaltlich mit den vorliegenden Originalen abgeglichen. Bei Diskrepanzen zwischen digitaler Version und Papierversion, gilt das Original mit den Unterschriften!

  • Die Angaben in den Bemerkungsfeldern werden in Betracht gezogen und berücksichtigt bzw. bei Unklarheiten diesbezüglich die Betroffenen kontaktiert, um Lösungen zu finden.

Es ergibt sich in diesem Zusammenhang insbesondere immer wieder die Notwendigkeit individueller Klärung bzw. Kontaktaufnahme

  • wenn Programme gewählt wurden, die sich für den jeweiligen Studiengang nach bisherigen Erfahrungen nicht eignen und unklar ist, ob der/die Bewerber/-in dies aus Unkenntnis oder anderen Gründen getan hat.

  • wenn Kurspassungen noch nicht abschließend geklärt sind. Dies sollte eigentlich der Fall sein, es können sich jedoch Änderungen ergeben, die neuerliche Klärung erfordern.

  • wenn zwei oder mehrere Studierende angegeben haben, gemeinsam ins Ausland gehen zu wollen, sie aber im Notenranking an unterschiedlichen Stellen stehen und / oder die Angaben widersprüchlich sind.

Die Betroffenen müssen dann einzeln kontaktiert werden, damit die Unklarheiten ausgeräumt werden, bevor das Ranking durchgeführt werden kann. Bitte achten Sie daher besonders darauf, dass Ihre Angaben im Bemerkungsfeld der Bewerbung möglichst unmissverständlich formuliert sind.

 

2) Einschreibepakete

In diesem Zusammenhang laufen auch bereits Vorbereitungen für die Einschreibephase im Herbst: Aufgrund der neuesten Angaben der Partner werden die Einschreibepakete der angebotenen Programme überarbeitet, damit diese unverzüglich nach der Ausstellung der Zulassungen und dem Rücklauf der Annahmeerklärungen an die Teilnehmer/-innen der Programme versendet werden können (per e-mail oder moodle). Die Einschreibepakete bestehen aus folgenden Informationen:

  • Aktuelle Bewerbungsformulare der Partnerhochschule und Erläuterung und Vorlagen für die nötigen Anlagen (z.B. CV, Sprachnachweis usw.) Wir sind bemüht, auch Ausfüllhilfen vorzubereiten und zur Verfügung zu stellen.

  • Informationen über Ansprechpartner an der Partnerhochschulen: Wer ist zuständig für allgemeine Fragen, für akademische Fragen, für die Unterkunft?

  • Wie kann ich eine Unterkunft für mich finden?

  • Informationen über ggf. erforderliche Visa

  • Informationen über eventuelle Vorschriften zur Krankenversicherung

  • Falls relevant: Informationen zu den aktuellen Studiengebühren und dazugehörige Modalitäten

  • Überprüfung und Aktualisierung von Fristen

  • Hilfreiche Informationen (Broschüren, Videosequenzen etc.) für Gaststudenten zum Studienumfeld, Landessprache usw.

  • Wenn zeitlich möglich, werden im Zeitraum zwischen Bewerbungsschluss und Ranking auch bereits neueste Erfahrungsberichte aus dem zurückliegenden Frühjahr ausgewertet und auf moodle verfügbar gemacht. Ansonsten werden diese im Verlauf des Herbstes hochgeladen.


3) Notenranking

Die Studienplatzvergabe findet auf Grundlage des gewichteten Notenschnitts der ersten beiden Semester statt. Das bedeutet, das zunächst alle Klausurergebnisse des zweiten Semesters aller Studiengänge komplett vorliegen müssen. Mit dem Ranking und damit der Zuteilung der Studienplätze kann erst begonnen werden, wenn alle Notenschnitte komplett vorliegen bzw. von den Sekretariaten gemeldet wurden. Dieses sollte im Verlauf der KW36 der Fall sein.


"Qué será, será..."

Auch wenn es spannend ist und die Neugier verständlicherweise quält: Zwischenauskünfte zu Chancen auf Zulassung in bestimmte Programme sind bei ca. 200 Bewerbungen leider nicht möglich. Ranking und Platzvergabe erfolgen zentral für ALLE Studiengänge und ALLE Auslandsprogramme. Es kommt nicht selten vor, dass die zweite oder gar die dritte Nachkommastelle (!) über eine Platzvergabe entscheidet. Wie sicher nachzuvollziehen ist, macht dies eine "Prophezeiung" unmöglich. Daten aus dem Vorjahr sind hier als Orientierung ebenfalls unzuverlässig, da die Präferenzen und der "Run" auf bestimmte Programme schwanken. Bitte haben Sie dafür Verständnis!

Schon im Interesse des Auslandsamts wird eine schnellstmögliche Ausstellung der Zulassungen angestrebt, da dies den Zeitdruck auch für das Outgoings-Team selbst (im Hinblick auf bestehende Fristen!) beim Einschreibeverfahren im Ausland reduziert. 

Wir bitten, diese Rahmenbedingungen in Betracht zu ziehen und möglichst von Rückfragen bezüglich des genauen Zeitpunkts der Zulassung abzusehen.

Schritt 4: Zulassungen

Die Zulassungen werden in Etappen ausgestellt, sobald alle Notenschnitte vorliegen:

Stufe 1: Zuteilung der Auslandsstudienplätze für Programme mit frühen Einschreibefristen (z.B. GVSU, OSU, UNF) sobald ein hinreichender Teil der Ambivalenzen ausgeräumt werden konnte. >>> Zeitliche Einordnung: ca. KW38

Stufe 2: Zuteilung des Hauptteils der Auslandsstudienplätze, sobald ein Großteil der Ambivalenzen geklärt werden konnte. >>> Zeitliche Einordnung: ca. 1. Woche nach Stufe 1

Stufe 3: Zuteilung der restlichen Plätze gemäß Ranking nach Klärung der restlichen Ambivalenzen >>> Zeitliche Einordnung: ca. 1. Woche nach Stufe 2 (rolling admission "so lange Vorrat reicht")

Zweite Runde: Die nach Rücklauf der Annahmeerklärungen von Stufe 3 noch übrigen Plätze werden nochmals an alle ausgeschrieben, die in den Stufen 1-3 keinen Platz erhalten konnten.

Prozedere: Die Zulassungen werden als pdf-Dokument an diejenige e-mail Adresse gemailt, die im Bewerbungsformular angegeben wurde - mit der Bitte um Rücksendung der beigefügten Annahmerklärung (Zu- oder Absage) innerhalb der angegebenen Frist.

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Bitte beachten Sie:

Es können keine Zulassungen an Personen, bei denen in Einzelfällen die Sachlage völlig klar ist, weil z.B. an erster Stelle ein nicht limitiertes Zahlprogramm gewählt wurde, zeitlich vorgezogen werden, da dies bei den übrigen Bewerber/-innen erfahrungsgemäß zu Gerüchten und Unruhe führt ("ich habe gehört, dass jemand schon eine Zulassung bekommen hat! Wann bekomme ich meine?").

Ohnehin werden die Einschreibeinformationen für ein bestimmtes Programm erst dann verschickt, wenn alle Zulassungen für ein Programm ausgestellt wurden (2. Runde ausgenommen), sodass eine vorgezogene Zulassung von wenig Nutzen für den oder die Bewerber/-in wäre.

Stichwort Ambivalenzen:

Es kommt gar nicht so selten vor, dass auch nach Vorliegen der Notenschnitte sich individuelle Bewerber/-innen neuen Situationen gegenüber sehen:

  • weil z.B. der TOEFL nicht bestanden wurde,

  • wegen eines veränderten Kursangebots eines Programms (was erneute Rücksprache mit der Studiengangsleitung und ggf. mit der Gasthochschule erfordert)

  • wegen finanzieller Engpässe (evt. wurde ein beantragtes Stipendium nicht gewährt)

  • aus familiären oder gesundheitlichen Gründen...

Manche Betroffene streichen Prioritäten, verändern die Reihenfolge der Prioritäten oder ziehen die Bewerbung ganz zurück. Manche bitten auch um 1-2 Tage Aufschub, um die neue Situation zu klären.

Streichungen von Prioritäten oder aus persönlichen Gründen komplett zurückgezogene Bewerbungen bewirken natürlich sensible Verschiebungen im Ranking (Stichwort Dominoeffekt). Denn dann muss das Ranking ab einer bestimmten Position wieder neu durchgeführt werden.

Wenn mehrere solche Fälle zusammentreffen (was eher die Regel als die Ausnahme ist), gibt es ganze "Wenn-Dann-Sonst-Verkettungen", die sich durch Teile des Rankings "fortpflanzen", sodass man die davon betroffenen Zulassungen zurückhalten muss. (deshalb werden die Zulassungen immer in mehreren Etappen ausgestellt) Die Alternative wäre ein Verbot nachträglicher Streichungen und die rigorose Ausstellung der Zulassungen nach den ursprünglich von den Bewerber/-innen gemachten Angaben - mit dem Wissen, dass der oder die Betroffene auf die Zulassung hin zwangsläufig eine Absage schicken wird. Der abgesagte Platz ist dann aber auch für jemand anderen "verloren" bzw. kann erst im Nachrückverfahren ("2. Runde") verteilt werden und das auch nur, wenn es von den Fristen her noch möglich ist.

Das angewandte System hat sich über die Jahre als das unter den gegebenen Bedingungen bestmögliche herauskristallisiert. Der Vorteil des Verfahrens ist, dass grundsätzlich (d.h. unter Einhaltung der jeweiligen Vorgaben) ALLE Programme den Studierenden JEDES Studiengangs offenstehen. Der Nachteil ist, dass man ca. 200 Bewerbungen (mit bis zu 10 gewählten Prioritäten) auf über 40 Programme verteilen muss, was - wie oben beschrieben - nicht ganz trivial ist.

Wir können aus Gründen des Datenschutzes nicht an Dritte offenlegen, woraus sich Ambivalenzen bzw. Verzögerungen jeweils ergeben und bitten hierfür um Verständnis - auch stellvertretend für die betroffenen Bewerber/-innen.

Schon im Interesse des Auslandsamts wird eine schnellstmögliche Ausstellung der Zulassungen angestrebt, da dies den Zeitdruck auch für das Outgoings-Team selbst (im Hinblick auf bestehende Fristen!) beim Einschreibeverfahren im Ausland reduziert.

Wir bitten, diese Rahmenbedingungen in Betracht zu ziehen und möglichst von Rückfragen bezüglich des genauen Zeitpunkts der Zulassung abzusehen.

Infobox ERASMUS

Mit der Zulassung in ein ERASMUS-Programm erhalten, sind Sie automatisch für ein ERASMUS-Förderung vorqualifiziert. Die nötigen Formalitäten und Fristen werden auf der moodle-Infoseite für ERASMUS ausführlich erklärt.

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